PENGORGANISASIAN

Pendahuluan Istilah organisasi memiliki dua arti umum, pertama, mengacu pada suatu lembaga  ( institution) atau kelompok fungsional, sebagai contoh kita mengacu pada perusahaan, badan pemerintah, rumah sakit, atau suatu perkumpulan olahraga. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, sebagai salah satu dari fungsi manajemen.

Pengorganisasian  ( organizing) merupakan suatu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan di antara para anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien  ( Stoner, 1996) . Sedangkan T Hani Handoko  ( 1999 ) memberikan pengertian pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.

Pembahasan dalam modul ini meliputi pembagian pekerjaan dalam struktur organisasi, koordinasi dan rentang manajemen, wewenang delegasi dan desentralisasi, dan penyusunan personalia.

Proses Pengorganisasian Menurut Stoner  ( 1996 )  langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:

1. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi

2. Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.

3. Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien

4. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis

5. Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

Menurut T Hani Handoko  ( 1999 )  proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur sebagai berikut:

1. Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga tidak terlalu ringan.

3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Pembagian Pekerjaan Ada dua aspek utama dalam proses penyusunan struktur organisasi, yaitu departementalisasi dan pembagian kerja  ( division of labor ) . Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatankegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Prinsip pembagian kerja ini merupakan tiang dasar pengorganisasian.

Dalam pembagian kerja, spesialisasi pekerjaan merupakan hal yang utama. Manfaat spesialisasi pekerjaan adalah menyebabkan kenaikan produktivitas. Hal ini disebabkan tidak seorangpun yang secara fisik akan mampu melaksanakan seluruh kegiatan dalam tugas-tugas yang paling rumit. Pekerjaan yang paling rumit memerlukan beberapa langkah dan memerlukan pembagian langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh beberapa orang. Pembagian kerja yang dispesialisasikan seperti ini memungkinkan orang mempelajari keterampilan dan menjadi pakar dalam bidang pekerjaan tertentu.

Akan tetapi selain manfaat yang didapat dari spesialisasi pekerjaan, adalah dampak negatif dari spesialisasi pekerjaan. Beberapa penulis manajemen menyebutkan bahwa spesialisasi pekerjaan akan berdampak pada demoralisasi dari pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dan repetitif.

Struktur Organisasi Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan

pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orangorang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah: 1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. 2. Teknologi yang digunakan 3. Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi 4. Ukuran organisasi

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari: 1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dalam

organisasi. 2. Standarisasi kegiatan yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya

kegiatan seperti yang direncanakan 3. Koordinasi kegiatan yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja organisasi 4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan 5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Bagan Organisasi Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan hubungan di antaranya. Bagan organisasi memperlihatkan lima aspek utama suatu struktur organisasi:

1. Pembagian kerja. 2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan 4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan 5. Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk bagan organisasi terdiri dari: 1. Bentuk piramid. Bentuk yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas

dan mudah dimengerti. 2. Bentuk vertikal. Bentuk yang agak menyerupai bentuk piramid dalam hal

pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan verti kal berwujud tegak sepenuhnya.

3. Bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM PENGANTAR MAN

4. Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

Departementalisasi Ada beberapa cara di mana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Proses ini disebut departementalisasi. Bentuknya adalah  atas dasar: 1. Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi, atau keuangan 2. Produk atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio 3. Wilayah: divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah 4. Langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah 5. Proses atau peralatan: departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian

pembungkusan 6. Waktu: shift pagi, shift siang, shift malam 7. Pelayanan: kelas bisnis, kelas ekonomi, kelas turis  ( pelayanan pesawat terbang)

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM PEN

8. Alpha-numerical: bisa digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 00000 – 5000 ditempatkan dalam satu departemen

9. Proyek dan Matriks: digunakan oleh perusahaan-perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, dan perusahaan konsultan.

Departementalisasi Fungsional Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan yang sejenis dalam suatu organisasi. Kebaikan departementalisasi fungsional adalah menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi utama, menciptakan efisiensi, memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat. Sedangkan keburukannya adalah terjadinya konflik antar fungsi, kemacetan tugas, pandangan yang sempit.

Bagan Organisasi Fungsional Departementalisasi Divisional Departementalisasi divisional adalah pembagian divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses. Kebaikan departementalisasi divisional adalah pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi, kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat. Kelemahannya adalah kepentingan divisi ditempatkan di atas tujuan organisasi keseluruhan, meningkatkan biaya administrasi  ( karena setiap divisi mempunyai anggota staff dan spesialis tersendiri ) .

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM PENGANTAR MANAJEMENGANTAR MANAJEMEN